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Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

nach Art. 28 DSGVO · Bestandteil der AGB · Stand: 27.09.2026

zwischen dem Anbieter (Verantwortlicher) und dem Betreiber von buchIQ (Auftragsverarbeiter, nachfolgend „buchIQ“; Name und Anschrift siehe Impressum).

1. Gegenstand und Dauer

buchIQ verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten, um die Software zur Terminverwaltung, Online-Buchung und Kundenverwaltung bereitzustellen. Die Dauer entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrags einschließlich der Testphase und endet mit der Löschung der Daten nach Ziffer 9.

2. Art und Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien, Betroffene

Art und Zweck: Erheben (Online-Buchung), Speichern, Anzeigen, Ändern, Löschen sowie Versand von Benachrichtigungen per E-Mail, ausschließlich zur Terminorganisation und Kundenverwaltung des Verantwortlichen.

Datenkategorien: Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum), Termindaten (Leistung, Zeit, Mitarbeiter, Status), Notizen und eigene Felder des Verantwortlichen, Fotos, Kommunikationsdaten (versendete Benachrichtigungen), Abmeldevermerk eines Kunden (Zeitpunkt des Widerspruchs gegen E-Mails), bei Mitarbeitern zusätzlich Arbeitszeiten, Abwesenheiten (einschließlich Krankmeldungen als Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, ohne Krankheitsgrund), Rolle, Zugangsdaten sowie Auswertungen von Umsatz und Auslastung je Mitarbeiter (Zweck: Terminorganisation, Personaleinsatzplanung und betriebliche Auswertung), und technische Nutzungsdaten (Protokolle). Art und Notiz von Abwesenheiten sind in der Software nur für Inhaber, Leitung und Zugänge mit dem Recht „Mitarbeiter“ sichtbar; Krankmeldungen werden nach Ablauf des Folgejahres automatisch auf „abwesend“ ohne Notiz neutralisiert.

Besondere Kategorien: buchIQ ist nicht für Heil- und Gesundheitsberufe und nicht für die Dokumentation von Behandlungen bestimmt. Soweit der Verantwortliche dennoch Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO eingibt (zum Beispiel Gesundheitsangaben in Notizen) oder sich solche Angaben bereits aus der Art des Termins ergeben, verarbeitet buchIQ auch diese ausschließlich nach Weisung; für die Rechtsgrundlage ist der Verantwortliche zuständig.

Betroffene: Kunden und Interessenten des Verantwortlichen sowie dessen Mitarbeiter.

Benachrichtigungsprotokoll: Versendete E-Mails an Kunden werden mit Empfängeradresse, Betreff und Text für 180 Tage gespeichert, damit der Verantwortliche den Versand nachvollziehen kann; danach löscht buchIQ die Einträge automatisch. Löscht der Verantwortliche einen Kunden, werden dessen Einträge sofort mitgelöscht.

Kundenkonto: Kunden des Verantwortlichen können bei buchIQ ein eigenes Kundenkonto anlegen. Der Verantwortliche weist buchIQ an, einem Kundenkonto die Kundendatensätze anzuzeigen, deren E-Mail-Adresse mit der bestätigten Adresse des Kontos übereinstimmt (Termine, Terminstatus), und dem Kontoinhaber die Absage seiner eigenen Termine im Rahmen der Stornoregeln des Verantwortlichen zu ermöglichen. Änderungen an Kundendaten aus dem Kundenkonto heraus finden nicht statt; Berichtigungen nimmt der Verantwortliche vor (Ziffer 8).

3. Weisungen, Ort der Verarbeitung

buchIQ verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, den AGB und der Bedienung der Software durch den Verantwortlichen und seine berechtigten Mitarbeiter; Einzelweisungen erfolgen in Textform. buchIQ informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt, und darf deren Ausführung bis zur Klärung aussetzen. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland oder einem anderen Mitgliedstaat der EU oder des EWR statt. Eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt nur nach vorheriger Information des Verantwortlichen und bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. buchIQ verarbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke.

Eigene Verarbeitungen von buchIQ: Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Verarbeitungen, die buchIQ als Betreiber der Plattform in eigener Verantwortung vornimmt, insbesondere die cookielose Reichweitenmessung der öffentlichen Seiten einschließlich der Homepage und Buchungsseite des Verantwortlichen (Zählung von Aufrufen ohne Speicherung der IP-Adresse und ohne Kennungen über den Tag hinaus) sowie die Missbrauchsabwehr. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von buchIQ. Daten aus der Termin- und Kundenverwaltung des Verantwortlichen fließen in die Reichweitenmessung nicht ein; bei Online-Buchungen wird nur gezählt, dass eine Buchung zustande kam.

4. Vertraulichkeit, Berufsgeheimnis

Alle Personen, die bei buchIQ Zugang zu den Daten haben, sind auf Vertraulichkeit verpflichtet; die Pflicht besteht nach Ende der Tätigkeit fort. buchIQ ist nach den AGB nicht für Berufe mit gesetzlicher Schweigepflicht (§ 203 StGB) bestimmt. Sollte ein Verantwortlicher dennoch einer solchen Pflicht unterliegen, verpflichtet sich buchIQ vorsorglich, fremde Geheimnisse, die ihm bei der Tätigkeit bekannt werden, nicht unbefugt zu offenbaren und sich nur insoweit Kenntnis zu verschaffen, wie es für die Leistung erforderlich ist. buchIQ ist bekannt, dass eine unbefugte Offenbarung nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar sein kann. buchIQ verpflichtet alle eigenen Personen mit Zugriff in Textform zur Geheimhaltung und belehrt sie über die Strafbarkeit. Eine gesonderte Verpflichtung der Unterauftragsverarbeiter nach § 203 StGB besteht nicht; auch deshalb darf buchIQ für Patienten- oder Mandantentermine nicht eingesetzt werden.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

  • Zutritt: Betrieb ausschließlich in Rechenzentren des Hosters in Deutschland mit Zutrittskontrolle; buchIQ selbst betreibt keine Server.
  • Zugang: persönliche Zugänge mit Passwort, das ausschließlich als Hash gespeichert wird; Sitzungen über ein nur per HTTPS übertragenes, für Skripte nicht lesbares Cookie; Schutz vor Formular-Missbrauch (CSRF); Entsperren der Verwaltung im Kiosk-Modus nur mit dem Passwort des Inhaber-Kontos und automatische Sperre nach 15 Minuten Inaktivität.
  • Zugriff: Rollen und Rechte je Mitarbeiter (Inhaber, Leitung, Mitarbeiter mit Einzelrechten); administrative Zugriffe von buchIQ nur durch namentlich benannte Personen mit eigenem Zugang und abgestuften Bereichen.
  • Trennung: logische Trennung der Daten je Anbieter (Mandantentrennung); jeder Zugriff des Anbieters ist auf sein Konto beschränkt.
  • Weitergabe: ausschließlich verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS); E-Mail-Versand über den Mailserver des Hosters in Deutschland; hochgeladene Bilder werden neu kodiert und ohne Metadaten (zum Beispiel Standort, Gerät) gespeichert; diskreter Modus für E-Mails ohne Nennung der Leistung.
  • Eingabe und Nachvollziehbarkeit: Protokollierung von Anmeldungen und Fehlversuchen, vertrags- und sicherheitsrelevanten Vorgängen, Datenexporten sowie von Zugriffen, die der buchIQ-Support über die Administrationsoberfläche auf Konten, Kundendaten und das E-Mail-Protokoll nimmt; Aufbewahrung der Protokolle 180 Tage. Begrenzung wiederholter Fehlversuche bei Anmeldung, Entsperren des Kiosk-Modus und Passwort-Zurücksetzen; IP-Adressen aus Online-Buchungen werden nach 30 Tagen aus dem Protokoll entfernt.
  • Verfügbarkeit und Wiederherstellung: Sicherungen der Datenbank durch buchIQ, abgelegt außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs, mit automatischer Benachrichtigung bei Fehlschlag; Wiederherstellung des Gesamtsystems aus der jüngsten Sicherung. Bestimmte Intervalle und Aufbewahrungszeiten werden nicht zugesagt. Hochgeladene Dateien werden von buchIQ nicht gesondert gesichert.
  • Datensparsamkeit und Löschung: keine Tracking- oder Analysedienste Dritter, keine Einbindung von Inhalten Dritter; automatische Löschung frühestens 30 Tage nach Vertragsende, stets nach Ankündigung mit mindestens sieben Tagen Vorlauf und nicht vor Ablauf eines vom Verantwortlichen oder von buchIQ gesetzten Aufschubs für die Datenherausgabe; Demo-Umgebungen ohne echte Daten.

buchIQ darf die Maßnahmen an den Stand der Technik anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt, und überprüft sie regelmäßig, mindestens einmal jährlich.

6. Support-Zugriff

buchIQ greift auf das Konto des Verantwortlichen nur zu, soweit es für Support, Fehlerbehebung, die Abwehr von Missbrauch oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Zugriffe, die der Support über die Administrationsoberfläche auf ein Konto oder auf Kundendaten nimmt, werden protokolliert.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt den Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter:

  • ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland (Hosting, Datenbank, E-Mail-Versand)

buchIQ verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten und haftet für deren Pflichtverletzungen wie für eigene. Über die geplante Hinzuziehung oder Ersetzung informiert buchIQ mindestens vier Wochen vorher in Textform. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; lässt sich keine Lösung finden, können beide Seiten den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

Hinweis: Der Zahlungsdienstleister Mollie B.V. verarbeitet ausschließlich die Zahlungsdaten des Anbieters für das Abo in eigener Verantwortung und erhält keine Daten der Kunden des Anbieters. Er ist deshalb kein Unterauftragsverarbeiter.

8. Unterstützung des Verantwortlichen

buchIQ unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen Betroffener (Art. 12 bis 22 DSGVO), bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Konsultationen der Aufsichtsbehörde (Art. 32 bis 36 DSGVO). Wendet sich ein Betroffener unmittelbar an buchIQ, leitet buchIQ die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und erteilt selbst keine Auskunft. Berichtigungen, Löschungen und Einschränkungen nimmt der Verantwortliche in der Software selbst vor; im Übrigen handelt buchIQ nur nach Weisung.

9. Rückgabe und Löschung

Nach Ende des Nutzungsvertrags gibt buchIQ die Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurück oder löscht sie. Die Rückgabe erfolgt über das Datenpaket, das der Verantwortliche ab der Kündigung bis 30 Tage nach Vertragsende selbst herunterladen kann (Ziffer 10 der AGB), oder auf Anforderung in Textform durch buchIQ. Verlangt der Verantwortliche die sofortige Löschung, löscht buchIQ unverzüglich. Andernfalls löscht buchIQ frühestens 30 Tage nach Vertragsende, nach Ankündigung mit mindestens sieben Tagen Vorlauf und nicht vor Ablauf eines Aufschubs, den der Verantwortliche im Kundenbereich selbst setzen oder in Textform verlangen kann, solange die Herausgabe noch nicht abgeschlossen ist. Eine gesetzliche Pflicht zur Speicherung bleibt unberührt. Von buchIQ erstellte Sicherungen der Datenbank werden nach 14 Tagen gelöscht; darin enthaltene Kopien werden bis dahin nicht mehr verarbeitet. Sicherungen, die der Hoster im Rahmen seines Betriebs selbst anlegt, unterliegen dessen Löschfristen. Auf Wunsch bestätigt buchIQ die Löschung in Textform.

10. Nachweise und Kontrollen

buchIQ stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind. Der Verantwortliche kann sich von der Einhaltung überzeugen, vorrangig durch Auskünfte und geeignete Nachweise. Soweit das nicht genügt, ermöglicht buchIQ Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer, nach Ankündigung mit angemessener Frist, zu üblichen Geschäftszeiten und ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören. Für die Rechenzentren des Hosters legt buchIQ dessen Nachweise vor (Auftragsverarbeitungsvertrag, Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, vorhandene Zertifikate). Reichen diese Nachweise im Einzelfall nicht aus, setzt sich buchIQ beim Hoster für eine Kontrolle ein; die Kontrollrechte des Verantwortlichen dürfen dadurch nicht leerlaufen.

11. Meldung von Verletzungen

buchIQ meldet dem Verantwortlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Kenntnis an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Die Meldung erfolgt so früh, dass der Verantwortliche seine eigene Frist von 72 Stunden einhalten kann, in keinem Fall später als 48 Stunden nach Kenntnis; diese Höchstfrist berechtigt nicht zum Abwarten. Fehlen zunächst Angaben, werden sie schrittweise nachgereicht. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Datenkategorien und Personen, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen.

12. Ansprechpartner, Haftung, Rang

buchIQ ist derzeit gesetzlich nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet und überprüft das, wenn sich Umfang oder Art der Verarbeitung ändern; Ansprechpartner für den Datenschutz ist erreichbar unter info@buchiq.de. Gegenüber betroffenen Personen haften die Parteien nach Art. 82 DSGVO; diese Haftung wird durch die AGB nicht beschränkt. Der Ausgleich untereinander richtet sich nach Art. 82 Abs. 4 und 5 DSGVO, im Übrigen nach den Haftungsregeln der AGB. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den AGB gehen in Fragen des Datenschutzes die Regelungen dieses Vertrags vor.

Dieser AVV wird mit der Registrierung als Anbieter elektronisch abgeschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Auf Wunsch stellen wir eine unterschriebene Fassung bereit.