Datenschutzerklärung
Stand: 18.10.2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung nach dieser Erklärung ist: buchIQ, eine Marke der MBA Holding, Inh. Matthias Baum, Hindenburgstr. 65, 74321 Bietigheim-Bissingen, Deutschland. E-Mail: info@buchiq.de, Telefon: +49 (0) 15510 / 64 70 33. Weitere Angaben stehen im Impressum. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil dazu keine gesetzliche Pflicht besteht; Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.
2. Was ist buchIQ, und wer ist wofür verantwortlich?
buchIQ ist eine Software zur Online-Terminbuchung und Kundenverwaltung. Es gibt vier Gruppen von Betroffenen: Besucher der Website, Anbieter (Betriebe, die buchIQ nutzen) und deren Mitarbeiter, Kunden (Personen, die bei einem Anbieter einen Termin buchen) sowie Geschäftskontakte, die wir über buchIQ informieren. Für die Daten der Kunden und Mitarbeiter eines Anbieters ist der jeweilige Anbieter verantwortlich; buchIQ verarbeitet sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Für alle übrigen hier beschriebenen Verarbeitungen sind wir verantwortlich.
3. Hosting und Server-Logfiles
buchIQ wird bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland gehostet; alle Daten liegen auf Servern in Deutschland. Beim Aufruf der Seiten werden automatisch Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem, verweisende Seite) in Server-Logfiles gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit und Stabilität des Betriebs. Die Logfiles werden vom Hoster nach kurzer Zeit automatisch gelöscht oder anonymisiert. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Missbrauchsabwehr: Bei Anmeldung, Passwort-Zurücksetzen, Entsperren des Kiosk-Modus, Registrierung, Kontaktformular und beim Aufruf der Buchungsseiten (Kalenderabfrage, Buchung) speichern wir die IP-Adresse (bei IPv6 gekürzt auf das Netz) für 24 Stunden, um massenhafte Anfragen zu begrenzen; bei Anmeldeversuchen zusätzlich einen nicht rückrechenbaren Kennwert der eingegebenen E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Betriebs).
Sicherheitsprotokoll: Sicherheitsrelevante Vorgänge halten wir mit Zeitpunkt und IP-Adresse für 180 Tage fest: erfolgreiche, fehlgeschlagene und gedrosselte Anmeldungen (bei Fehlversuchen mit gekürzter E-Mail-Adresse: erstes Zeichen und Domain), Änderungen an Vertrag und Konto, Datenexporte, Support-Zugriffe, Online-Buchungen und der Start der Live-Demo auf unserer Website. Bei Online-Buchungen und Demo-Starts entfernen wir die IP-Adresse bereits nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Cookies, lokale Speicherung und Reichweitenmessung
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie (buchiq_session) für die Anmeldung und den Schutz vor Formular-Missbrauch sowie, nur wenn Sie beim Anmelden „Angemeldet bleiben“ wählen, ein Anmelde-Cookie (buchiq_remember, 30 Tage), das Sie auf diesem Gerät angemeldet hält und bei Abmeldung oder Passwortänderung ungültig wird. Nach einer erfolgreichen Anmeldung setzen wir zusätzlich ein Geräte-Cookie (buchiq_known, 180 Tage). Es enthält nur einen verschlüsselten Prüfwert und sorgt dafür, dass Fehlversuche Dritter Ihr Konto auf diesem Gerät nicht sperren; nach einer Passwortänderung wird es ungültig. Öffentliche Seiten gibt es in mehreren Sprachen unter eigenen Adressen (/de/, /en/, /tr/, /ar/). Wählen Sie eine Sprache über den Sprachumschalter oder rufen Sie eine solche Adresse auf, speichern wir diese Wahl in einem Cookie (buchiq_lang, ein Jahr) und bei angemeldeten Konten, wenn Sie die Sprache dort umstellen, zusätzlich am Konto; ohne Auswahl richtet sich die Sprache nach der Spracheinstellung Ihres Browsers. Buchen Sie online, merkt sich der Betrieb die Sprache, damit Terminbestätigung und Erinnerung in dieser Sprache ankommen. Angemeldete Anbieter können außerdem eine Anzeige-Einstellung des Kalenders im lokalen Speicher ihres Browsers ablegen. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Reichweitenmessung ohne Cookies: Um zu verstehen, wie unsere Website und die über buchIQ bereitgestellten Homepages und Buchungsseiten der Anbieter genutzt werden, zählen wir Seitenaufrufe mit einer eigenen Statistik, die ausschließlich auf unserem Server läuft. Dabei wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen: Wir verwenden dafür keine Cookies, kein JavaScript und keine vergleichbaren Techniken und binden keine Dienste Dritter ein. Beim Aufruf einer öffentlichen Seite erfassen wir den Zeitpunkt, die aufgerufene Seite (ohne Parameter; erhalten bleiben nur Kampagnen-Kennzeichen wie utm_source), die Sprache der Seite, bei Anbieter-Homepages den Betrieb, von der verweisenden Website nur deren Domain und, falls sie ihn mitsendet, den Suchbegriff, den Gerätetyp, Browser und Betriebssystem (ohne Versionsnummern), die bevorzugte Sprache Ihres Browsers sowie Land, Region und Stadt. Den ungefähren Standort ermitteln wir aus der IP-Adresse lokal auf unserem Server mit einer Geodatenbank (DB-IP); die IP-Adresse wird dafür an niemanden übermittelt. Um mehrere Aufrufe desselben Besuchers an einem Tag zusammenzufassen, bilden wir aus IP-Adresse, Browserkennung, der aufgerufenen Website und einem Zufallswert, der jeden Tag neu erzeugt und danach gelöscht wird, einen gekürzten Hashwert. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Nach dem Löschen des Tageswerts lässt sich der Hashwert nicht mehr auf eine IP-Adresse zurückführen; Besucher sind weder über mehrere Tage noch zwischen verschiedenen Websites (unsere Website, einzelne Anbieter-Homepages) wiedererkennbar. Zusätzlich zählen wir ohne weitere Angaben zu Ihrer Person, ob ein Besuch zu einer Registrierung, dem Start der Live-Demo, einer Kontaktanfrage, dem Öffnen des Buchungsassistenten oder einer Online-Buchung geführt hat. Erkennbar automatisierte Zugriffe (Bots), angemeldete Mitarbeiter von buchIQ und angemeldete Nutzer eines Anbieters auf seiner eigenen Homepage zählen wir nicht. Die Homepages der Anbieter messen wir in eigener Verantwortung, nicht im Auftrag des Anbieters; die Anbieter erhalten daraus keine Angaben über einzelne Besucher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, Reichweite und Nutzung unseres Angebots zu messen, es zu verbessern und bekannt zu machen. Die Einzeldaten löschen wir nach 14 Monaten, den täglichen Zufallswert nach Ablauf des Tages; zusammengefasste Zahlen ohne Personenbezug (zum Beispiel Aufrufe je Seite und Tag) bewahren wir bis zu 25 Monate auf. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO): Sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“, erfassen wir Ihre Aufrufe nicht. Weil wir keine Kennungen über den Tag hinaus speichern, können wir bereits erfasste Aufrufe keiner Person zuordnen (Art. 11 DSGVO).
5. Registrierung und Vertrag als Anbieter
Bei der Registrierung und während des Vertrags verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Betriebsname, Anschrift, Telefonnummer, Branche, Vertrags- und Abrechnungsdaten (Abo, Rechnungen, Zahlungsstatus) sowie den Zeitpunkt und die IP-Adresse Ihrer Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für den Nachweis der Zustimmung und die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nach der Registrierung bitten wir Sie, Ihre E-Mail-Adresse über einen Link zu bestätigen; erst danach stehen Versandfunktionen (Kunden-Import, Sammel-E-Mail) zur Verfügung. Vertragsrelevante E-Mails (Willkommens- und Abo-Bestätigung, Rechnungen, Hinweise zur Testphase, Zahlungsstörungen, Kündigung) senden wir an die im Konto hinterlegte Adresse; sie sind für die Vertragsdurchführung erforderlich. Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir buchIQ nicht bereitstellen.
Speicherdauer: Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertrags und löschen sie 30 Tage nach Vertragsende beziehungsweise nach Ablauf einer nicht verlängerten Testphase. Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (§ 147 AO, § 257 HGB: sechs bis zehn Jahre; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Das Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 3) löschen wir nach 180 Tagen. Das Protokoll versendeter Termin-E-Mails (Empfänger, Betreff, Text) löschen wir ebenfalls nach 180 Tagen; beim Löschen eines Kunden durch den Anbieter sofort. E-Mails, die buchIQ selbst versendet (an Anbieter, Interessenten und Absender des Kontaktformulars sowie Systemmeldungen), protokollieren wir mit Empfänger, Betreff, Text und Zeitpunkt, um den Versand nachweisen und Zustellprobleme klären zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); Links mit Zugangscodes speichern wir dabei unkenntlich. Dieses Versandprotokoll löschen wir nach 180 Tagen, Einträge zu einem gelöschten Interessenten sofort.
6. Terminbuchung als Kunde eines Anbieters
Wenn Sie bei einem Anbieter einen Termin buchen, werden die von Ihnen angegebenen Daten verarbeitet (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschte Leistung, Termin, Anmerkungen). Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Anbieter (der Salon, das Studio, die Werkstatt), bei dem Sie buchen; seine Kontaktdaten und Datenschutzhinweise finden Sie auf seiner Buchungsseite. buchIQ verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Anbieters (Art. 28 DSGVO) und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Sie erhalten eine Terminbestätigung mit Kalendereintrag und, sofern vom Anbieter aktiviert, eine Erinnerung sowie Hinweise bei Verschiebung oder Absage per E-Mail. Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen Sie bitte beim Anbieter; an uns gerichtete Anfragen leiten wir an ihn weiter. In eigener Verantwortung verarbeiten wir beim Aufruf des Buchungskalenders und beim Absenden einer Buchung Ihre IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr und im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 3: 24 Stunden beziehungsweise 30 Tage, Eintrag ohne IP-Adresse 180 Tage).
7. Kundenkonto
Optional können Sie ein Kundenkonto anlegen, um Ihre Termine bei verschiedenen Anbietern zu verwalten. Dafür speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Passwort (nur als Hash). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig; ein Kundenkonto, dessen E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 7 Tagen bestätigt wird, löschen wir automatisch. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, zeigt das Konto die Termine, die Anbieter unter dieser Adresse für Sie gespeichert haben, sofern der Anbieter genau eine Kundenkartei unter dieser Adresse führt; führt ein Anbieter mehrere Karteien unter Ihrer Adresse oder wurde eine Verknüpfung getrennt, wird keine bestehende Kartei verknüpft; bei Ihrer Buchung im angemeldeten Zustand legt der Anbieter eine eigene Kartei für Ihr Konto an. Melden Sie sich über den Abmeldelink einer Sammel-E-Mail ab, speichert der Anbieter den Zeitpunkt des Widerspruchs. Sie können diese Termine im Rahmen der Stornoregeln des Anbieters absagen und Ihre Daten im Konto abrufen. Das Konto ändert keine Daten bei den Anbietern: Ihren Namen, Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse in der Kundenkartei eines Anbieters berichtigen Sie direkt bei ihm. Sie können das Konto jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen löschen. Die bei den Anbietern geführten Kundendaten bleiben davon unberührt; dafür ist der jeweilige Anbieter zuständig.
8. E-Mail-Versand
E-Mails (Bestätigungen, Erinnerungen, Absagen, Passwort-Zurücksetzen, Vertrags-E-Mails) werden über den Mailserver unseres Hosters in Deutschland versendet. Die Texte der Termin-E-Mails gestaltet der jeweilige Anbieter. Einen Newsletter versenden wir nicht.
9. Zahlungsabwicklung des Abos
Zahlungen für das Abo (Kredit- oder Debitkarte, SEPA-Lastschrift, Pay by Bank) wickelt der Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande ab. An Mollie übermitteln wir dafür Name und E-Mail-Adresse des Anbieters, den Betrag, den Verwendungszweck und, bei SEPA-Lastschrift, Kontoinhaber und IBAN. Karten- und Bankdaten geben Sie im Übrigen direkt bei Mollie ein; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten und speichern von der IBAN nur die letzten vier Stellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mollie verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher, auch zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten: mollie.com/de/privacy. Kunden der Anbieter sind davon nicht betroffen.
10. Kontaktformular und E-Mail
Ihre Angaben aus dem Kontaktformular oder einer E-Mail an uns verarbeiten wir zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst lit. f DSGVO) und löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, spätestens nach zwölf Monaten.
11. Geschäftliche Kontaktaufnahme (Information nach Art. 14 DSGVO)
Wir sprechen Betriebe an, für die buchIQ nach unserer Einschätzung nützlich ist. Dazu verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten, die wir öffentlich zugänglichen Quellen entnehmen: der Website und dem Impressum des Betriebs, Branchenverzeichnissen, dem öffentlichen Unternehmensprofil bei Google und öffentlichen Geschäftsprofilen in sozialen Netzwerken. Kategorien: Name und Anschrift des Betriebs, Name des Inhabers, geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Website, öffentlich sichtbare Angaben zum Betrieb (zum Beispiel Öffnungszeiten, Art der Terminvergabe, Bewertungsschnitt) sowie unsere Notizen zum Kontaktverlauf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Gewinnung von Geschäftskunden. E-Mails mit Informationen senden wir nur, wenn Sie das im Gespräch gewünscht haben.
Widerspruch: Sie können der Verarbeitung für Zwecke der Werbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), formlos per E-Mail an info@buchiq.de oder im Gespräch. Wir kontaktieren Sie dann nicht mehr und speichern nur noch die Angaben, die nötig sind, um den Widerspruch dauerhaft zu beachten. Ohne Widerspruch löschen wir die Daten spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
12. Hochgeladene Fotos
Anbieter können Fotos zu Kunden und Terminen hochladen (zum Beispiel Frisurergebnisse). Verantwortlich dafür ist der Anbieter, der die Einwilligung der abgebildeten Person einholt. Fotos werden ohne Metadaten gespeichert und sind nur für den Anbieter und dessen berechtigte Mitarbeiter sichtbar.
13. Empfänger, Drittländer, automatisierte Entscheidungen
Empfänger Ihrer Daten sind neben uns nur der genannte Hoster (Auftragsverarbeiter), bei Abo-Zahlungen Mollie sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, Behörden und Steuerberater. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet durch uns nicht statt. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling finden nicht statt.
14. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an info@buchiq.de oder, bei Buchungsdaten, an den jeweiligen Anbieter. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
15. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Der Zugriff auf Kundendaten ist auf den jeweiligen Anbieter und dessen berechtigte Mitarbeiter beschränkt; Zugriffe unseres Supports erfolgen nur, soweit erforderlich, und werden protokolliert.
16. Externe Dienste
Die Website lädt keine Schriften, Skripte oder Karten von Drittanbietern. Es findet keine Datenübermittlung an Google, Meta oder andere Tracking-Dienste statt. Links zu sozialen Netzwerken auf Buchungsseiten sind einfache Verweise; Daten fließen erst, wenn Sie den Link anklicken.
Google Search Console: Um zu erfahren, bei welchen Suchanfragen unsere Seiten und die Homepages der Anbieter in der Google-Suche erscheinen, nutzen wir die Google Search Console der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google stellt uns dort ausschließlich zusammengefasste Zahlen bereit (Klicks, Impressionen und durchschnittliche Position je Tag, Suchanfrage, Seite, Land und Gerätetyp), die aus der Nutzung der Google-Suche stammen; seltene Suchanfragen hält Google dabei zurück. Wir übermitteln dafür keine Daten über Besucher unserer Seiten an Google, und die Search Console bindet auf unseren Seiten nichts ein. Die abgerufenen Zahlen bewahren wir bis zu 25 Monate auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Reichweitenmessung und Verbesserung unseres Angebots). Für die Verarbeitung bei der Nutzung der Google-Suche ist Google verantwortlich: policies.google.com/privacy.